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業務日誌はSNS活用で効率アップ

社内の業務日誌をエクセルなどで作成して,メールに添付して回覧する会社があるようだ。
随分非効率なことをしているものだ。
メールに添付されたファイルを開ける確率は,非常に低い。
本当に読んで欲しいのなら,メールにファイルを添付するものではない。

メーリングリストも,メールを無駄に増やしてしまい,重要なメールを見落としてしまうことにもなりかねない。
どの話題に対する返信だったのか,とか,投稿者の自己紹介のメールはどれだったかなど,メールとメールの連結は至難の業だ。
いまだにメーリングリストを活用しているとしたら,早々にSNSに移行することを検討した方が良い。

メールの作法について坂本多聞さんのブログで話題にあがっていたが,ビジネスメールであれば住所や電話番号,ホームページアドレスなど通常の署名は常に掲載しておいた方が良いと思う。

差出人の自己紹介メールが最初のころにあったかもしれないが,必要になったときにいちいちそんな古いメールを探すのは面倒だ。メールとメールの連携はなかなかメーラでできるものではないので,毎回掲載しておいたほうが親切だ。

メールの場合,できるだけ完結に,は理想だが,ビジネスメールの場合,どうしても毎回挨拶文や署名など冗長な表現になって形式ばる。

メールを読んだのかどうなのか,いつチェックしたのかもまったくわからない。

ところがSNSなら,非常に簡潔にメッセージの形で伝えることができる。冗長な挨拶文抜きで気軽に返信ができるのでリアルタイムなコミュニケーションが生まれる。また,相手がいつごろSNSにログインしたか表示されるので安心だ。
お互いにプロフィールをきちんと掲載しておけば,毎回メッセージに署名をつける必要も無い。

SNSならメッセージだけではなく,コミュニティを誰でも作成して,コミュニティの中で,だれでもスレッドをたてて,その話題に対して,どんどんレスを付けていくことができるので,話題の一貫性が保てて安心だ。

業務日誌は,エクセルやグループウェアを廃止して社内SNSにしたら良い。携帯からすぐに投稿してリアルタイムに伝えられる。

アイビー・ウィーは,実質たった3人で動かす会社だが,3人だけのSNSを立ち上げて,実に有効に機能している。

東京・大阪・新潟にいる3人が,このSNSで24時間会話して,何十ものプロジェクトを運営している。出先でも携帯からアクセスできる。

メールでは本音を書きにくいものだ。エクセルの報告書ならなおさら書けないはずだ。

それが,SNSの日記だと本音が書けるし,なにか新しい発見につながるヒントもポロっと書ける。他人の日記をみてヒントをもらうことも多いだろう。あるいは業務日誌に何かを書き込む場合,かなり外面よく良いことばかりをかいたりしがちだが,SNSでリアルタイムにこまめに書き込むことで良いこと悪いこと,うれしいこと困っていることが書かれるはずだ。

オープンソースのGeeklog日本語版の開発では,何百人ものメンバーがSNSで集まって情報交換を行い,意思疎通をはかっている。メーリングリストや掲示板だけを使ったコミュニケーションでは,ここまでスムーズにはいかなかっただろうが,実にたのしく交流できてたくさんの成果をあげている。

フラットな人間関係でリアルタイムな情報交換ができるSNSをつかったコミュニケーションが行える会社は,きっと風通しもよいはずだ。